Kategorie: Finanzen
Von: Martin Wendlandt
Leistungen nicht abgerechnet
Das kommt auch heute noch vor. Der Fehler kann beim Fahrer, aber auch in der Verwaltung liegen. Die Leistung wird zwar erbracht, es erfolgt aber keine Abrechnung und der Kunde reklamiert die fehlende Rechnung nicht.
Leistungen nicht berechnen ist Geld verschenken – und wer kann sich das schon leisten? (Bild: bluedesign/Fotolia)
Es fängt schon beim Disponenten an, der im Mietbusverkehr einen Auftrag telefonisch annimmt und den Fahrer telefonisch oder zwischen Tür und Angel beauftragt. Kommt dieser Auftrag sicher ins System? Wiederkehrende, regelmäßige Aufträge haben das höchste Risiko, nicht abgerechnet zu werden.
Das betrifft nicht nur den Mietbusverkehr. Unsere Berater finden im Rahmen der Unternehmensplanung regelmäßig nicht gutgeschriebene Linienverkehre der Auftraggeber aus dem öffentlichen Bereich. Da fehlen ganze Umläufe über längere Zeiten und kein Mensch im Unternehmen merkt was. Erst wenn die Fahrzeugleistungen und die Umsätze für die Planung in Bezug gesetzt werden, fällt auf, dass irgendetwas nicht stimmt. Die Umsätze sind geplant und die Einnahme kommt nicht. Seltsam, uns ist kein Fall bekannt, in dem ein öffentlicher Auftraggeber Umläufe bezahlt, die gar nicht gefahren werden.
Auf die Spur können Sie solchen Umsatzausfällen im Mietbusverkehr kommen, wenn die Fahrer Tagesberichte schreiben müssen, in denen neben den Leistungen auch die Standzeiten erfasst sind.
Klar, die Hauptfehlerquelle ist in der Disposition zu suchen. Es geht übrigens nicht nur um Fälle, die gar nicht, sondern auch um die, die nur teilweise abgerechnet werden. Die fallen noch weniger auf, weil sie ja erfasst sind. Da ist eine Rückkehr des Busses bis 20 Uhr angeboten und der Bus kommt aber erst um 23 Uhr. Wer berechnet diese Zeiten nach?
Nicht nur die eigene Disposition, auch die Abrechnungsabteilung muss zur Kontrolle zwischen Auftrag, Durchführung und Abrechnung aller Leistungen sensibilisiert werden. Es ist übrigens auch ratsam, wenn die Geschäftsleitung sich von Zeit zu Zeit mal genau anschaut, wie im Detail die Arbeitsabläufe sind. Berater machen übrigens nichts anderes, sind normalerweise aber beim Suchen von Fehler geschulter. Umsatzstatistiken, die nicht mit den Leistungsstatistiken zusammenpassen, Schwankungen bei den Tagesumsätzen oder Kilometererlösen der Fahrzeuge sind typische Warnsignale.
Bei Gutschriften muss man die Augen besonders weit aufmachen. Die Regeln für die Erstellung von Gutschriften sollten bewusst pedantisch sein. Gutschriften haben oft nichts mit Zahlungen zu tun, werden nur verbucht. Darum sieht der Chef diese nicht. Die Anweisung muss also sein, dass alle Gutschriften vom Chef abgezeichnet werden müssen. So lernt er auch die Reklamationen kennen und wundert sich über die Ablauffehler seines Unternehmens.