28.06.2016
Kategorie: Personal, Top-News
Von: Martin Wendlandt

Parkinsonsche Gesetze Teil 1

Northcote Parkinson war ein Soziologe, der verschiedene Lehrsätze zur Verwaltungs- und Wirtschaftslehre entwickelt hat. Der bekannteste Lehrsatz ist der zum Bürokratiewachstum. Dieser lautet:


Eine Postkarte schreiben kann man in drei Minuten oder den gesamten Vormittag - je nach zur Verfügung stehender Zeit (Foto: eldorado / Fotolia.com)

Eine Postkarte schreiben kann man in drei Minuten oder den gesamten Vormittag - je nach zur Verfügung stehender Zeit (Foto: eldorado / Fotolia.com)


»Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.«
Es besteht dabei kein Zusammenhang dazu, wie komplex die Aufgabe ist. Das von Parkinson gewählte Beispiel handelt von einer alten Dame, die einen Vormittag braucht, um ihrer Nichte eine Postkarte zu schreiben. Ein vielbeschäftigter Mann braucht für diese Aufgabe drei Minuten.

Als Berater können wir beobachten, dass in der Buchhaltung eines Unternehmens, deren Umfang aus 2000 Buchungen besteht, ein Mitarbeiter einen ganzen Monat beschäftigt ist und in einem anderen Unternehmen eine Buchhaltung ähnlichen Umfangs von einer Halbtagskraft erledigt wird. Die Ganztagskraft arbeitet in einem bestimmten Rhythmus und entsprechend sorgfältig, die Halbtagskraft hat nur die halbe Zeit und ist deshalb doppelt so schnell. Ob sie weniger sorgfältig arbeitet, sei mal dahingestellt. Parkinsons Gesetz wird auch deutlich, wenn mit Hilfe von IT ganze Arbeitsschritte wegfallen, die Mitarbeiter aber gleich viel Zeit benötigen. Halbtagskräfte sind effektiver als Vollzeitkräfte.

In Werkstätten kann man dasselbe Phänomen beobachten. Hier wird dieselbe Aufgabe in sehr unterschiedlicher Art und Weise erledigt.

Jeder kennt das Ergebnis von externen Handwerkern oder auch IT-Betreuern, die nach Angebot arbeiten. Die im Angebot genannte Zeit wird nie unterschritten, eher überschritten, weil der Auftraggeber eine vielleicht kleine Änderung zum Angebot fordert. Hierin ist noch ein zweites Phänomen enthalten, nämlich, dass Handwerker fast grundsätzlich den beschriebenen Leistungsumfang als komplexer darstellen als ursprünglich erkannt. Untersuchungen von Fernsehsendungen zeigen mit Unterstützung von Fahrzeugsachverständigen, dass auch Dinge repariert werden, die gar nicht defekt sind. In der eigenen Werkstatt nennt man das dann vorbeugende Reparatur. Die Erfahrung in der Praxis zeigt aber, dass Werkstätten ohne vorbeugende Reparaturen zu niedrigeren Kosten bei nicht reduzierter Einsatzbereitschaft fahren.

Das Problem für den Unternehmer besteht nun aber darin, einen Mitarbeiter, gleich welche Arbeit er macht, davon zu überzeugen, dass er jahrelang zu lange gebraucht hat. Hier gilt es, die Arbeitszeit zu reduzieren, nicht aber die Aufgabe, oder aber zusätzliche Aufgaben zu übertragen. Eine Untersuchung des Arbeitsplatzes und der Abläufe macht häufig deutlich, dass oft Aufgaben und Arbeitsschritte gemacht werden, die überflüssig sind. Die Erfordernis, Aufgaben zu rationalisieren, beseht nicht, weil genügend Zeit zur Verfügung steht.

Unser Rat: Hinterfragen Sie im eigenen Unternehmen, ob schneller gearbeitet werden kann.